OneDrive is een van de meest gebruikte onderdelen van Microsoft 365. Toch wordt het vaak verkeerd ingezet. Veel organisaties behandelen OneDrive als een vervanger van de oude netwerkschijf. Daardoor gaan belangrijke voordelen verloren.

OneDrive is bedoeld als persoonlijke werkruimte. Het is de plek waar een gebruiker zijn eigen bestanden beheert.

Dat betekent bijvoorbeeld:

• persoonlijke documenten
• conceptbestanden
• werk waar nog aan wordt gewerkt
• bestanden die tijdelijk gedeeld worden

Teamdocumenten horen meestal ergens anders thuis.

Bijvoorbeeld in:

• SharePoint
• Microsoft Teams

Wanneer dat onderscheid niet duidelijk is, ontstaan problemen.

Denk aan situaties zoals:

• belangrijke documenten staan alleen in iemands OneDrive
• collega’s kunnen bestanden niet vinden
• documenten verdwijnen wanneer iemand vertrekt

Dat maakt samenwerking kwetsbaar.

Een eenvoudige regel helpt om dit te voorkomen.

Gebruik OneDrive voor werk van één persoon. Gebruik SharePoint of Teams voor werk van een team.

OneDrive heeft wel veel sterke functies.

Bijvoorbeeld:

• automatische synchronisatie met de computer
• eenvoudig delen via een link
• versiebeheer
• toegang vanaf elke locatie

Dat maakt het een uitstekende persoonlijke werkplek.

Ook handig is dat OneDrive bestanden kan synchroniseren met de computer. Daardoor lijken ze lokaal te staan terwijl ze eigenlijk in de cloud opgeslagen zijn.

Dat geeft flexibiliteit.

Je kunt werken:

• op kantoor
• thuis
• onderweg

De grootste fout ontstaat wanneer OneDrive wordt gebruikt als centrale opslag voor teamdocumenten. Daar is het simpelweg niet voor bedoeld.

Wanneer organisaties het verschil begrijpen tussen OneDrive en SharePoint, ontstaat meestal vanzelf meer structuur.

Bestanden staan dan op de juiste plek. En dat maakt samenwerken een stuk eenvoudiger.