SharePoint heeft een reputatie die niet altijd terecht is. Sommige organisaties vinden het ingewikkeld. Anderen denken dat het alleen een intranet is. In werkelijkheid is SharePoint de basis van samenwerking in Microsoft 365.

Veel functies van Microsoft 365 draaien eigenlijk op SharePoint.

Bijvoorbeeld:

• Teams bestanden
• gedeelde documentbibliotheken
• intranetpagina’s

Wanneer je een team in Teams maakt, ontstaat automatisch een SharePoint-site.

Toch bestaan er veel misverstanden.

Het eerste misverstand is dat SharePoint een vervanger van de netwerkschijf is.

Dat klopt maar gedeeltelijk.

SharePoint is namelijk meer dan opslag.

Het biedt ook:

• versiebeheer
• samenwerking
• toegangsbeheer
• metadata

Een tweede misverstand is dat SharePoint ingewikkeld moet zijn.

Sommige organisaties bouwen complexe structuren met veel sub-sites en mappen.

Dat maakt het moeilijk te beheren.

In de praktijk werkt een eenvoudige structuur beter.

Bijvoorbeeld:

• een site per afdeling
• een site per project

Daarbinnen staan documentbibliotheken.

Een derde misverstand is dat SharePoint alleen voor IT-specialisten is.

In werkelijkheid is het juist bedoeld voor eindgebruikers.

Veel functies zijn eenvoudig:

• documenten uploaden
• delen via een link
• samenwerken in Office

Wanneer SharePoint goed wordt ingericht ontstaat een duidelijke structuur voor documenten.

Dat helpt organisaties om:

• kennis te bewaren
• informatie terug te vinden
• samenwerking te verbeteren

Veel problemen met SharePoint komen dus niet door de techniek. Ze ontstaan door een ingewikkelde inrichting.

Een eenvoudige aanpak werkt vaak het best.