Veel kleine organisaties zoeken naar een eenvoudige manier om werk te organiseren. Taken worden vaak bijgehouden in losse lijstjes, e-mails of Excel-bestanden. Microsoft Planner kan dat overzichtelijker maken. Toch wordt deze tool vaak over het hoofd gezien.

Planner is onderdeel van Microsoft 365. Het helpt teams om taken te plannen en te volgen.

De werking is eenvoudig. Taken staan op een soort digitaal bord. Dat lijkt op een kanbanbord. Taken worden verdeeld in kolommen en kunnen worden toegewezen aan collega’s.

Een Planner-bord kan bijvoorbeeld bestaan uit kolommen zoals:

• te doen
• in uitvoering
• wachten op reactie
• afgerond

Iedere taak kan extra informatie bevatten.

• een beschrijving
• een deadline
• een verantwoordelijke persoon
• bijlagen of links
• een checklist

Dat maakt het eenvoudig om overzicht te houden.

Planner is vooral geschikt voor kleinere projecten of dagelijks werk. Het is minder complex dan uitgebreide projectsoftware. Daardoor begrijpen gebruikers het meestal snel.

Een groot voordeel is dat Planner goed samenwerkt met Teams.

Je kunt bijvoorbeeld:

• een Planner-tabblad toevoegen aan een Teams-kanaal
• taken bespreken in hetzelfde team
• documenten koppelen aan een taak

Zo ontstaat één centrale plek voor het werk.

Planner helpt ook om verantwoordelijkheden duidelijk te maken. Iedereen kan zien:

• wie met welke taak bezig is
• wanneer iets af moet zijn
• welke taken nog open staan

Dat voorkomt misverstanden.

Een tweede voordeel is dat werk zichtbaar wordt. Taken verdwijnen niet meer in losse notities of mails.

Voor kleine organisaties is dat vaak precies wat nodig is. Geen ingewikkeld systeem, maar een overzichtelijke plek waar werk georganiseerd wordt.

Veel teams ontdekken pas na verloop van tijd hoe handig Planner is. Zeker wanneer taken regelmatig terugkomen of wanneer meerdere mensen samenwerken aan hetzelfde project.

De kracht van Planner zit dus niet in complexiteit. Juist de eenvoud maakt het een waardevolle tool voor dagelijks werk.