Veel organisaties beginnen enthousiast met Microsoft Teams en SharePoint. Maar zonder duidelijke structuur ontstaat al snel verwarring. Teams worden willekeurig aangemaakt, documenten staan op verschillende plekken en gebruikers weten niet waar ze moeten kijken.

Een logische inrichting helpt om overzicht te houden.

De basisregel is eenvoudig. Denk niet alleen in documenten, maar vooral in samenwerking. Teams en SharePoint zijn namelijk gebouwd rond groepen mensen die samenwerken.

Een praktische aanpak is om te werken met herkenbare structuren.

Bijvoorbeeld:

• teams per afdeling
• teams per project
• teams voor tijdelijke samenwerkingen

Binnen een team kunnen vervolgens kanalen worden gebruikt.

Kanalen helpen om gesprekken en documenten te organiseren rond een onderwerp.

Voorbeelden van kanalen:

• algemeen
• planning
• documenten
• overleg

Belangrijk is dat er niet te veel kanalen ontstaan. Te veel keuzes maken het moeilijk om iets terug te vinden.

Ook de rol van SharePoint is belangrijk om te begrijpen. Elk team in Microsoft Teams heeft namelijk automatisch een SharePoint-site voor de bestanden.

Daar worden documenten opgeslagen en beheerd.

Een goede inrichting houdt rekening met:

• wie toegang nodig heeft
• welke documenten bij elkaar horen
• hoe lang informatie relevant blijft

Het helpt ook om afspraken te maken over naamgeving.

Bijvoorbeeld:

• duidelijke teamnamen
• herkenbare projectnamen
• consistente documenttitels

Dat maakt zoeken en navigeren eenvoudiger.

Veel organisaties ontdekken dat een eenvoudige structuur beter werkt dan een ingewikkelde. Een paar duidelijke regels zijn vaak al genoeg.

Wanneer Teams en SharePoint logisch zijn ingericht, merken gebruikers dat snel.

Ze vinden informatie sneller terug. Samenwerken wordt eenvoudiger. En nieuwe collega’s begrijpen sneller hoe de digitale werkplek is opgebouwd.

De techniek van Microsoft 365 is krachtig. Maar de echte kracht komt pas naar voren wanneer de structuur helder is.

Dan wordt de digitale werkplek een plek waar mensen graag werken in plaats van een omgeving waar ze moeten zoeken.