Microsoft Teams kan een geweldige samenwerkplek zijn. Maar zonder afspraken verandert het al snel in een rommelige omgeving. Te veel teams, te veel kanalen en te veel losse bestanden zorgen ervoor dat mensen afhaken. Gelukkig is dat goed te voorkomen.

Veel organisaties beginnen enthousiast met Teams. Iedereen maakt teams aan. Er ontstaan projectgroepen, tijdelijke overleggen en losse afstemming. In het begin lijkt dat handig. Tot niemand meer weet waar iets staat.

Dan zie je problemen zoals:

• te veel teams met vergelijkbare namen
• kanalen zonder duidelijke functie
• documenten op meerdere plekken
• belangrijke informatie in losse chats

Dat is niet de schuld van Teams. Het komt meestal door gebrek aan structuur.

Een goede aanpak begint met simpele afspraken.

Bijvoorbeeld:

• wanneer maak je een nieuw team aan?
• wanneer is een kanaal genoeg?
• waar plaats je documenten?
• waar voer je een gesprek dat later terug te vinden moet zijn?

Zonder zulke afspraken ontstaat wildgroei.

Ook naamgeving speelt een grote rol. Teams met namen als “Algemeen”, “Overleg” of “Project 1” zeggen later weinig. Zeker als er veel teams zijn.

Beter zijn namen die direct duidelijk maken:

• welk onderwerp centraal staat
• voor wie het team bedoeld is
• of het tijdelijk of blijvend is

Daarnaast helpt het om kritisch te blijven op het aantal kanalen. Meer kanalen is niet altijd beter. Te veel keuzes maken het juist moeilijk om iets terug te vinden.

Vaak werkt dit beter:

• een beperkt aantal logische kanalen
• duidelijke beschrijvingen
• vaste afspraken over gebruik

Een ander aandachtspunt is het verschil tussen chat en kanaalberichten. Veel belangrijke informatie belandt in privéchats. Dat lijkt snel, maar maakt kennis minder zichtbaar voor anderen.

Gebruik liever kanaalberichten voor informatie die:

• voor meerdere mensen relevant is
• later teruggevonden moet worden
• onderdeel is van een project of proces

Teams blijft overzichtelijk als mensen begrijpen dat het geen losse berichtenbak is, maar een werkplek met structuur.

Daarom is techniek alleen niet genoeg. Er is ook gedrag nodig. Gebruikers moeten weten hoe ze Teams slim inzetten.

Met een paar duidelijke afspraken voorkom je dat Teams een digitale rommelzolder wordt. En juist dan laat het zijn echte kracht zien.